¿Cómo funciona la factura electrónica?

Próximamente se aprobará un reglamento que marcará el inicio del plazo que tienen las empresas para implantar la factura electrónica de forma obligatoria (en la actualidad ya puede utilizarse si así se prefiere).

Se considera factura electrónica aquélla que respeta lo establecido en el reglamento de facturación (respecto al contenido y a su integridad, a la garantía de autenticidad del origen...) y, además, cumple los siguientes requisitos:

• Que sea expedida y recibida por medios electrónicos. Por tanto, una factura expedida electrónicamente pero entregada en papel no es una factura electrónica.

• Que el destinatario haya dado su consentimiento expreso para recibir la factura en este formato, salvo en los casos de facturación electrónica obligatoria (como en determinados contratos públicos o cuando, en los próximos meses, se haga efectiva la obligatoriedad de facturar electrónicamente entre empresas).
• Que su autenticidad y origen queden garantizados por un medio válido (por ejemplo, la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos o cualquier otro validado previamente por la Agencia Tributaria).

Su contenido es el propio de cualquier factura, pero con dos diferencias importantes: debe ir firmada por alguno de los medios antes comentados, para garantizar su autenticidad y origen, y en facturas electrónicas con otras empresas y autónomos deben acordarse las especificaciones técnicas, para que los softwares de las respectivas empresas puedan leer los documentos que se intercambien. Asimismo, permite pactar con clientes y proveedores un contenido adicional, más allá del mínimo legal exigible para cualquier factura. Por ejemplo, para facilitar procesos internos del destinatario (como una forma específica de identificar el documento, la incorporación de un código QR con información adicional...).

Por último, implica obligaciones para el destinatario, que además de conservarla durante el tiempo legalmente establecido, debe informar sobre si la acepta o rechaza (y en qué fecha) y notificar el pago efectivo y completo y la fecha en la que se ha realizado.